 Word再入門2・スペル チェックしてますか？
つづりはだいじょうぶ？
突然ですが、以下の日本語に該当する英単語を書いてみてください。
自信を持って以上のすべての語がすらすら書けた方は、ここで読むのをやめてもけっこうです。そうでなければ続きをどうぞ。
みなさんは、Microsoft Wordを使った作業をするときに、スペル チェッカーをお使いでしょうか。今回は英文のスペル チェッカーについて取り上げます。Wordには日本語の文章校正支援機能もありますが、これについてはまた後で触れます。
翻訳を含む文書作成では、書き上げた後に「読み返す」ことは常識ですが、それだけでは不十分であり、スペル チェッカーも使う必要があります。スペル チェッカーに頼るとつづりが覚えられない、などということはありません。むしろ、「自分がどこを間違えているか」を知ることができます。
「スペル チェッカーなど不要」と言う方の英文を実際にスペル チェッカーでチェックしてみると、間違いがぼろぼろ出てきます。スペル チェッカーは、「自分では気づかない」間違いを知るために使う道具です。文書作成にスペル チェッカーが必要なのは、製図に定規が必要なのと同じです。自分の仕事の品質に責任を持つために、日英訳、英作文には必ずスペル チェッカーを使うことをお勧めします。後でネイティブチェックに出すとしても事前に誤りを減らせます。
スペル チェッカーのポイント
スペル チェッカーを使うときのポイントは、「指摘された箇所＝修正しなくてはならない箇所」ではないということです。スペル チェッカーは、「間違えている可能性のある箇所」を指摘するだけです。スペル チェッカー自体が間違えることもしばしばありますから、その限界を理解した上で使うべきです。
操作手順：Wordの作業文書で、F7キーを押します。スペル チェックと文法チェックが、同時に行われます。下図では、文頭の語が大文字になっていないことが指摘されています。
図 1文法チェックの例
図 2スペル ミスの修正候補
ヒント：Word以外で作業している場合でも、文章をコピーしていったんWordに貼り付けることで、Wordのスペル チェックが使えます。PowerPointやExcelでも、F7キーでスペル チェックすることができます。
固有名詞、特にIT分野などの製品名はスペル チェック辞書に登録されていないため、間違いと指摘されることがあります。面倒くさがらずにそのつど辞書に追加（図 2）すれば、次からは指摘されなくなります。また、指摘箇所があまりにも多い場合には、つい無視してしまいがちです。プログラミングのコードなど、場合によっては、指摘箇所が非常に多くなることがあります。スペル チェッカーがどのように働くか理解すれば、指摘箇所が多すぎる場所ではまとめて無視できることが分かります。
自動文章校正機能
Wordでは、そのつどF7キーを押さなくてもスペル チェックできる自動文章校正機能があります。（オフにしていなければ）Wordの文書に何か入力すると、ステータス バーの本のアイコンが動き、スペル チェックが動作していることが分かります（図 3）。スペルの間違いがあれば赤い波線、文法の間違いがあれば緑の波線の下線で、間違えている可能性のある箇所が指摘されます。自動文章校正機能は、「Wordのおせっかいな機能」としてヤリ玉に挙げられることが多い機能ですが、私は通常はオンにしておくことをお勧めします。仕事として翻訳や文書作成をする以上、間違いを減らす努力は常にすべきだと思うからです。
波線が多すぎて邪魔な場合は、この本のアイコンを右クリックして、一時的に波線を表示しないようにできます（図 3）。
図 3 Wordのステータスバー
Microsoft Officeの各アプリケーションでは、共通のスペル チェック辞書が使われます。そのため、Word文書で登録した固有名詞は、PowerPointやExcel文書に現れたときでも正しく認識されます。
ふだんは乱雑な英文や和文を書いていながら、仕事のときだけきちんと書くようにするというのも難しいかもしれません。よほど急いでいるのか、わずか数十語、数十字のメールの文章でも誤字脱字が見受けられることがあります。そのようなメールにいちいち目くじらを立てているわけではありませんが、手書きの文章でなくても誤字脱字がないように気をつけると、誠意が感じられるものです。日ごろからメールなどの文章を書くときでも、スペル チェッカーを使うように習慣付けるのもよいと思います。
今後扱ってほしい内容がありましたら、以下のアンケートでお知らせください。
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